Tempo é o recurso mais valioso de
uma organização e está sendo gasto de forma perdulária.
Esta é a opinião de Michael
Mankins, em entrevista que deu à revista Harvard Business Review. Mankins,
sócio da Bain & Company em São Francisco, EUA, é um top consultor
com dois livros publicados sobre produtividade. Escreve para um monte de
jornais e tal e tal. Você pode discordar dos seus palpites sobre o tempo, mas
ele, sem dúvida, está pensando num assunto crucial para seres humanos e
corporações.
Segundo Michael Mankins,
três fenômenos aconteceram nas organizações nos últimos anos: as reuniões
ficaram mais frequentes, mais longas e passaram a envolver mais e mais
participantes.
Mais frequência: para Mankins, a
tecnologia democratizou o acesso à convocação das reuniões.
É muito fácil
convocar um encontro hoje: basta achar uma lacuna coletiva no Outlook e, pimba,
você já tem um programão.
Duram mais: e por falar em
Outlook, o consultor diz que quando ele foi criado, em 1997, as reuniões
duravam, em média, 30 minutos. Em 2004, já duravam uma hora. “Agora, se
estendem por mais tempo ainda.
Mais gente envolvida: o estudo da
Bain também se debruça sobre o número de pessoas que participam das reuniões.
Mankins acredita que, a partir de 7 pessoas, as reuniões começam a ficar
improdutivas. E como resolver? As propostas do consultor são polêmicas. Mas...
são propostas.
A primeira sugestão: criar
um banco de horas para as reuniões com base zero de crescimento. Ou seja: uma
reunião só entra no calendário dos executivos quando outra sai.
A segunda sugestão: limitar
a liberdade para convocar reuniões. Encontros com mais de duas horas de duração
têm um custo extraordinário para a organização, segundo o consultor. Se cada
nível organizacional tem liberdade limitada para administrar determinado
budget, por que não entender o tempo como um custo também? Nesse caso, o gasto
do tempo também deveria ser aprovado de cima para baixo. Mankins propõe que
reuniões com mais de duras horas, por exemplo, sejam aprovadas pelo chefe de
quem as convoca. Uau!
A terceira sugestão:
adotar a regra dos 7 membros. Para o consultor, a produtividade de uma reunião
com mais de 7 pessoas tende a cair 10% a cada pessoa agregada ao encontro.
Postado por Robert Ferreira com base em artigo escrito por Brenda Fucuta | Mulheres Incríveis - Yahoo Mulher.
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